Préambule
La SEM Eurométropole Metz habitat (SEM EMH) est engagée dans une démarche d’amélioration continue et dynamique de sa conformité au Règlement n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version modifiée, eu égard aux traitements de données effectués sur son site internet.
Dans la continuité de cette démarche, la SEM EMH souhaite vous aviser plus précisément sur l’utilisation de vos données à caractère personnel et sur vos droits par le biais de la présente Politique.
Définitions
Les termes exposés ci-dessous auront la signification suivante :
- « Donnée à caractère personnel » – toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable de façon directe ou indirecte ;
- « Traitement de données à caractère personnel » – toute opération portant sur des données personnelles et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, la mise à disposition, le rapprochement, l’interconnexion, le verrouillage, l’effacement ou la destruction ;
- « Responsable de traitement » – l’organisme qui détermine les objectifs poursuivis par le traitement de données et les moyens pour y procéder ;
- « Personne concernée » – la personne physique à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement ;
- « Destinataire » – toute personne habilitée à recevoir communication des données ;
- « Sous-traitant » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sur ses instructions ;
- « Tiers autorisé » – les autorités qui en vertu de dispositions législatives et réglementaires ont le pouvoir d’exiger d’un responsable de traitement la transmission de documents ou de renseignements contenant des données à caractère personnel.
Qui est le responsable de traitement ?
Le responsable de traitement est :
Eurométropole Metz Habitat
Société d’économie mixte
10 rue du Chanoine Collin, 57012, METZ
Représentée par Monsieur Pascal COURTINOT, en sa qualité de directeur général
Pour quelles finalités traitons-nous vos données ?
Dans le cadre de l’exploitation de son site internet, Eurométropole Metz Habitat est susceptible de collecter des données vous concernant. Nous collectons ces données directement auprès de vous (lorsque vous postulez à une offre d’emploi, vous réalisez une candidature spontanée ou lors des demandes effectuées par le biais du formulaire de contact) ou indirectement (via l’utilisation de cookies ou traceurs).
Préalablement à la collecte des données, vous serez informé si les données personnelles sollicitées doivent obligatoirement être renseignées ou si elles sont facultatives. Les données identifiées par un astérisque au sein d’un formulaire de collecte sont obligatoires. Vous êtes informés qu’en ne fournissant pas les données obligatoires, l’accès aux Services et leur utilisation vous seront impossibles. Les autres données sont facultatives et leur non-fourniture ne remettra pas en cause la délivrance des prestations, bien qu’elle puisse en limiter la pertinence.
Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, à savoir :
1. Gestion du site Internet
a. Gestion des services et fonctionnalités du site
Lorsque vous consultez notre site, l’Eurométropole Metz Habitat réalise un traitement de données afin de gérer les services et fonctionnalités du site, sur la base de son intérêt légitime à veiller à son bon fonctionnement et d’assurer les opérations d’administration courante.
Les données concernées sont des informations techniques telles que le type de navigateur internet, le système d’exploitation utilisé, le nom du domaine de votre fournisseur de service internet, votre adresse IP (anonymisée). Ces informations sont nécessaires pour afficher correctement les pages internet demandées. Notre direction du numérique peut avoir accès à ces données pour des raisons techniques mais n’est pas amenée à les consulter.
b. Gestion des cookies et autres traceurs
Lorsque vous consultez notre site, l’Eurométropole Metz Habitat réalise un traitement de données sur la base de votre consentement afin de réaliser des statistiques de mesure d’audience.
Les cookies sont des petits fichiers texte déposés sur votre terminal et enregistrés par votre navigateur. Pour plus d’information référez-vous à notre Politique de gestion des Cookies. Les destinataires de ces données seront les services internes de l’Eurométropole Metz Habitat, et notamment la direction du numérique pour des analyses statistiques de navigation à des fins d’optimisation du site web.
c. Gestion des formulaires de contact – principes généraux
Dans la mesure où vous nous communiquez des informations par le biais de notre formulaire de contact, l’Eurométropole Metz Habitat réaliste un traitement de données afin de réceptionner et de traiter vos demandes sur la base de son intérêt légitime à assurer le traitement des demandes formulées.
Les données concernées sont vos données d’identité (nom, prénom, coordonnées), les informations relatives à votre demande et toute autre données relatives à nos échanges.
Les destinataires de ces données seront les services internes de l’Eurométropole Metz Habitat, et notamment votre agence de proximité (formulaire de contact), notre direction des ressources humaines (formulaires recrutements), notre direction administrative et financière (SLS/OPS), notre direction commerciale (ventes, Résidence Edouard Branly). Vos données seront conservées le temps nécessaire au traitement de votre demande qui sera traitée dans les meilleurs délais.
2.Gestion des autres formulaires
a.Gestion des candidatures aux offres d’emploi
Dans le cadre de votre candidature (spontannée ou à une offre spécifique) par le biais de notre formulaire dédié, l’Eurométropole Metz Habitat réalise un traitement de données sur la base de notre intérêt légitime afin de réceptionner et d’examiner que votre candidature.
Les données concernées sont vos données d’identité (nom, prénom, coordonnées de contact), vos données relatives à vos compétences et votre expérience professionnelle (CV, lettre de motivation, diplôme(s)) et toute autre donnée relative à nos échanges.
Les destinataires de ces données seront le service des ressources humaines de l’Eurométropole Metz Habitat et les membres du personnel habilités de la filiale concernée par l’offre d’emploi.
En cas d’issue positive au processus de recrutement, vos données seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq (5) ans après la fin de la relation de travail). Afin de finaliser le recrutement, le service des Ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).
En cas de refus, vos données seront supprimées à l’issue d’un délai de six (6) mois à compter de la fin de la procédure de recrutement ou du moment où le poste aura été pourvu. Sous réserve de votre consentement préalable, nous conserverons vos informations dans notre CV-thèque pour une durée n’excédant pas deux (2) ans à compter de votre dernier contact afin de vérifier si votre candidature peut être envisagée pour un autre poste le cas échéant.
b. Gestion des enquêtes SLS/OPS
Dans le cadre des enquêtes SLS et OPS, vous pouvez transmettre vos documents via un formulaire de contact dédié. Les données concernées sont vos données d’identité, votre composition familiale et vos informations d’imposition.
Les destinataires de ces données sont strictement internes et sont le service gestion locataire de notre direction administrative et financière pour un traitement et mise à jour de vos informations dans notre logiciel interne, afin de mettre à jour le montant de votre loyer le cas échéant. Les documents sont téléchargés dans notre système interne et sont supprimés de notre site web tous les mois. Toutes les précautions sont prises pour que les enregistrements dans notre réseau interne ne puisse pas être consulté par des personnes externes au service destinataire. Notre direction du numérique garde un accès technique aux soumissions pour pouvoir s’assurer du bon fonctionnement du processus d’informatisation, sans pour autant consulter les pièces jointes.
c. Gestions des demande de logement (Edouard Branly)
Lorsque vous faites une demande de logement étudiant sur le site de la Résidence Edouard Branly (https://edouardbranly.eurometropolemetzhabitat.fr/), vos documents et informations sont uniquement envoyés par mail à l’équipe gestionnaire de la Résidence Edouard Branly pour le traitement de votre demande afin de vous proposer un logement pouvant vous correspondre.
Les destinataires de ces données sont strictement internes et composant l’équipe de gestion de la Résidence. Les documents sont uniquement transférés par mail, sans enregistrement sur notre serveur web. Notre direction du numérique garde un accès technique aux soumissions pour pouvoir s’assurer du bon fonctionnement du processus d’informatisation, sans pour autant consulter les pièces jointes.
d. Gestions des demande de mise à jour des coordonnées pour l’inscription à l’Agence Virtuelle
Lorsque vous faites une demande de mise à jour de vos coordonnées pour vous inscrire à l’Agence Virtuelle (https://www.eurometropolemetzhabitat.fr/locataires/decouvrir-lagence-virtuelle/inscription-agence-virtuelle/), vos informations sont uniquement envoyés par mail à l’équipe gestionnaire de l’agence de proximité que vous avez sélectionné. Vos nouvelles informations de contact seront alors mises à jour dans notre logiciel de gestion interne afin de vous inviter à votre espace personnel en ligne.
Les destinataires de ces données sont strictement internes. Notre direction du numérique garde un accès technique aux soumissions pour pouvoir s’assurer du bon fonctionnement du processus d’informatisation, sans pour autant consulter les pièces jointes.
e. Gestion du formulaire de paiement en ligne
Eurométropole Metz Habitat vous propose un espace sécurisé de paiement en ligne de votre loyer (https://jepaieenligne.systempay.fr/OPHMM). Notre organisme vous informe que les données saisies sont obligatoires afin d’effectuer le règlement de votre loyer par Carte Bancaire. Le paiement est directement réalisé sur la plateforme Caisse d’épargne. Toutes vos transactions bancaires sont effectuées sur des serveurs sécurisés, avec protocole crypté Secure Socket Layer (SSL) et « 3D SECURE ». Ni l’organisme que vous souhaitez payer, ni aucun internaute n’aura accès à vos coordonnées bancaires. A la fin de la transaction vous recevrez un e-mail de confirmation reprenant les caractéristiques du paiement réalisé. Le commerçant, la collectivité locale, l’association, le comité d’entreprise bénéficiaire des fonds sera également avisé de votre règlement.
4. Gestion des demandes d’exercice de droits sur vos données personnelles
Sur la base de nos obligations légales et règlementaires, l’Eurométropole Metz Habitat réalise un traitement de données ayant pour finalité la gestion des demandes d’exercice de droits sur vos données personnelles.
Les données concernées sont vos données d’identité (nom, prénom, coordonnées de contact) et les données relatives à vos demandes d’exercice de droits (objet de la demande, suites apportées).
Les destinataires de ces données seront la personne chargée de traiter les demandes d’exercice de droits et les membres du personnel habilités de la filiale concernée par votre demande.
Vos données seront conservées pour une durée n’excédant pas cinq (5) ans à compter de la clôture de la demande.
Qui peut avoir accès à vos données ?
Les destinataires de vos données peuvent être selon les traitements concernés :
- Des destinataires internes : Les services internes habilités de l’Eurométropole Metz Habitat (notamment notre direction des ressources humaines (recrutement), notre direction administrative et financière (SLS/OPS), notre direction des territoires et de la gestion commerciale dont font parties les agences de proximité (contact / ventes), notre direction du numérique peut avoir accès à ces données pour des raisons techniques mais n’est pas amenée à les consulter, ).
- Des tiers autorisés : Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises à des tiers autorisés qui, en vertu de dispositions législatives et réglementaires, ont le pouvoir d’exiger d’un responsable de traitement la transmission de documents ou de renseignements contenant des données à caractère personnel. Lorsque l’Eurométropole Metz Habitat est confrontée à une telle demande, nous procédons aux vérifications nécessaires afin de s’assurer du bienfondé de la demande.
- Des sous-traitants : l’Eurométropole Metz Habitat fait appel à des sous-traitants de données dans le cadre de la gestion de son site internet. Dans ce cas, l’EMH veille à ce que ces derniers présentent des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière
Comment sécurisons-nous vos données ?
L’Eurométropole Metz Habitat s’engage à faire les efforts nécessaires afin de mettre en oeuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées à la sensibilité des données et aux risques qui pèsent sur les utilisateurs conformément à l’article 32 du RGPD.
Toutefois, il appartient à chaque utilisateur de veiller à la sécurité des transmissions des données personnelles par internet. L’Eurométropole Metz Habitat ne saurait être tenue responsable des transmissions des données personnelles par Internet.
La plupart des formulaires de contact de ce site web n’enregistrent pas les informations en base de données ou les documents sur notre serveur. En effet, ils agissent comme des échanges mails standards (vos informations sont donc envoyées directement par mail aux équipes compétentes sans qu’elles ne soient enregistrées informatiquement).
Transfert de données hors Union-Européenne
L’Eurométropole Metz Habitat n’effectue aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne. Dans tous les cas, l’Eurométropole Metz Habitat s’engage à ne pas transférer les données à caractère personnel vers un pays situé en dehors de l’Union européenne sans en informer préalablement les utilisateurs.
Comment exercer vos droits et qui contacter ?
Conformément au RGPD, vous disposez selon les cas, des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité et droit au retrait de votre consentement.
Pour exercer vos droits ou pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter par courrier postal à l’adresse suivante : DPO Eurométropole Metz Habitat, 10 rue du Chanoine Collin, BP20725, 57012, METZ ou par courriel à dpo@sem-emh.fr.
Nous vous remercions de préciser l’objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. Dans le cadre d’une demande de droit et en cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité en cours de validité pourra vous être demandé.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Evolution de la politique
La présente Politique entre en vigueur le 1er Janvier 2025. Elle peut être amenée à évoluer, notamment en raison des évolutions législatives et réglementaires.